论企业档案网站建设的不足与对策

在我国加入 WTO 与现代企业管理制度建立后,企业所面临的市场竞争出现了日趋激烈化的趋势,调整与整合经营方式是提升竞争力的有效途径。在对经营方式进行调整的过程中需要利用到信息资源,只有充分利用信息资源,才能抢占市场先机,并占据商战有利地位。对企业而言,做好档案工作不仅是衡量企业科技进步的重要内容,还是企业生存、发展与竞争的保证。

一、当前企业档案网站建设存在的不足之处

档案网站是由企业档案部门建立,以档案信息资源为基础,通过互联网或企业内部公共网络上向企业给部门提供档案查询服务专业站点,是档案部门利用网络向企业各部门提供服务的窗口。具体而言,建设档案网站应该充分满足企业用户利用档案信息的基本需求,如果档案网站中的信息及功能难以满足档案用户的需求,则说明建设网站的过程中存在不足之处。从目前的情况来看,档案网站建设中存在的不足之处包括信息量少、利用价值不高,档案网站处于相对孤立状态,没有与其他相关网站实现链接,因此资源也难以实现共享。档案网站中的信息资料过于单一化,资料缺乏一定的实用性,档案资料内容不够细化、具体化,究其原因,企业档案工作水平低、对档案网站的认识不足、更新速度慢等是信息量少与利用价值低的主要因素。对档案网站而言,如果网站中的资源严重匮乏,可供用户查考利用的档案信息量过少时,就无法提高网站的有效访问量,也难以保证用户通过网站有效利用档案资源;另一方面,档案网站中的信息检索工具功能过于薄弱也是网站建设中存在的缺陷。检索工具单一、二次信息检索功能及全文检索功能较为薄弱均会影响到档案的利用率,造成搜索引擎对于档案数据的覆盖率偏低,也难以通过在线检索获取其他网站中的档案资源。如果有的企业对网站档案信息安全保障体系重视程度不够,对网站档案的信息法律保护意识淡薄,对网站运用的软件生疏,对企业档案网站整个流程系统业务不熟悉,就会导致档案数据库安全无法保障,也许泄密失密会屡次发生,那么档案网站就发挥不了应有的价值。

二、企业档案网站建设对策

档案网站中的信息资源应具有含量大及形式多样化的特点,同时可通过对原始档案进行二次开发,有效提升档案网站资源的利用价值,并注意定期对网站中的档案资源进行更新,保证网站信息具有较强的实用性,在必要的情况下应对档案中的信息进行归类与细化,以提高信息检索效率。对于企业中的档案网站而言,不仅要增加网站中的信息数量及丰富档案内容,同时应采用多样化的形式展现档案。例如,可以在档案网站中增设展览栏目,并在展览栏目中设置产品服务展览、人物介绍及市场营销展览等内容;或在网站中增设文件栏目,并在文件栏目中纳入企业简介、企业内部管理原则与管理实践方面的档案,在增设档案的过程中应保障资源类型的多样化,同时在档案中上传多媒体类型文件与文本文件。在丰富档案网站中的信息资源时还应重视运用整合理念,将处于分散状态、多元异构状态及相互独立状态的信息资源整合成统一的整体,确保用户可以通过点击链接获得其他档案网站中的资源,提升档案资源的共享率,也可以通过建立统一管理平台提升档案信息的利用率。

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